06 Práce s dokumenty

E-mail: Žádost o potvrzení termínu

Od: Lenka Vávrová <lenka.vavrova@vscht.cz>
Komu: Oddělení studijní agendy
Předmět: Potvrzení termínu školení IS Studium

Dobrý den,
prosím o potvrzení, zda platí termín školení k nové verzi systému IS Studium na úterý 19. listopadu od 9:00 v učebně B34.

Zároveň bych potřebovala vědět, zda se školení týká i zaměstnanců oddělení celoživotního vzdělávání, nebo pouze studijních referentek fakult.
Děkuji předem za odpověď.

S pozdravem
Lenka Vávrová
Asistentka prorektorky pro pedagogiku

Zápis z porady – Katedra fyzikální chemie (fiktivní)

Datum: 23. října 2025
Místo: Zasedací místnost B203
Čas: 9:00–10:30
Přítomni: prof. Novák, Ing. Černá, Mgr. Křížová, Bc. Doležalová
Omluveni: RNDr. Pokorný

Program:
1. Příprava na Den otevřených dveří
2. Opravy laboratorních prostor
3. Nový systém objednávek kancelářských potřeb
4. Plán školení k systému HELIOS
5. Různé

Průběh jednání:
- Prof. Novák informoval o přidělení rozpočtu na propagační materiály pro Den otevřených dveří. 
  Materiály je nutné objednat do 20. listopadu. Mgr. Křížová se ujala zajištění grafických podkladů.
- Diskutovalo se o potřebě opravit vodovodní baterie v laboratořích B110 a B112. Ing. Černá navrhne přesný seznam oprav a kontaktuje správu budov. 
- Bc. Doležalová upozornila na potíže se systémem objednávek kancelářských potřeb – zejména u položek, které je třeba pravidelně obnovovat (tonery, papír). Ing. Černá představila nový elektronický systém, který by měl zjednodušit objednávky a přehled výdajů. Pilotní provoz začne od ledna 2026.
- Diskuse o systému HELIOS – zaměstnanci mají problémy s přístupem k modulu cestovních příkazů. Dohodnuto, že IT oddělení provede interní školení pro katedry začátkem prosince.
- V bodě různé prof. Novák upozornil na nutnost dodržovat termíny odevzdání měsíčních přehledů spotřeby chemikálií kvůli novým pravidlům bezpečnosti práce.

Závěry:
- Den otevřených dveří: 14. prosince 2025, koordinátorem je Mgr. Křížová.
- Seznam oprav laboratoří: zaslat na správu budov do 15. listopadu.
- Nový systém objednávek: pilotní provoz od ledna 2026.
- Školení k systému HELIOS: zajistí IT oddělení, předpokládaný termín 5. prosince.
- Další porada: 20. listopadu v 9:00, místnost B203.

Zapsala: Bc. Doležalová
Schválil: prof. Novák

---

4) Postup práce: Žádost o služební cestu (vnitřní administrativa)

Postup pro vyřízení žádosti o služební cestu:

1. Zaměstnanec vyplní elektronický formulář žádosti v aplikaci HELIOS, sekce "Cestovní příkazy".
   Do formuláře uvede účel cesty, místo, termín, předpokládané výdaje a zdroj financování (např. číslo projektu nebo vnitřní fond).
   V případě zahraniční cesty přiloží i pozvánku nebo program akce.

2. Po vyplnění žádost odešle ke schválení svému přímému nadřízenému.
   Nadřízený má možnost žádost upravit nebo vrátit k doplnění.

3. Schválená žádost je automaticky postoupena na ekonomické oddělení, které zkontroluje rozpočet a doplní příslušný účetní kód.
   Pokud jsou náklady hrazeny z projektu, musí být uvedeno jméno řešitele a číslo grantu.

4. Po schválení ekonomickým oddělením je zaměstnanci zaslán potvrzující e-mail s přiloženým PDF "Cestovní příkaz".
   Tento dokument slouží jako oficiální schválení služební cesty a musí být k dispozici po dobu trvání cesty.

5. Po návratu zaměstnanec do 5 pracovních dnů doplní vyúčtování do systému.
   Přiloží všechny originální doklady (jízdenky, faktury, účtenky za ubytování apod.) a uvede skutečné výdaje.
   V případě zahraniční cesty se použije přepočet podle platného kurzu ČNB v den návratu.

6. Vyúčtování projde schvalovacím procesem u vedoucího a poté na ekonomickém oddělení, které provede konečné zúčtování.
   Pokud dojde k přeplatku nebo nedoplatku, zaměstnanec je informován e-mailem a částka je upravena při nejbližší mzdě.

Poznámky:
- Pokud je služební cesta delší než 5 dní, je nutné dopředu nahlásit její plán oddělení personalistiky.
- V případě, že je nutné změnit termín nebo místo cesty, musí být vytvořen nový cestovní příkaz s uvedením důvodu změny.
- Při použití služebního vozu je třeba vyplnit také "Záznam o provozu vozidla".

4) Postup práce: Žádost o služební cestu (vnitřní administrativa)

Postup pro vyřízení žádosti o služební cestu:

1. Příprava žádosti:
   Zaměstnanec nejprve zkontroluje, zda má v systému HELIOS aktivní přístup k modulu "Cestovní příkazy".
   Pokud přístup nemá, požádá o jeho aktivaci oddělení IT podpory.
   Před samotným vyplněním žádosti si zaměstnanec ověří, zda je cesta v souladu s plánem práce oddělení a zda je k dispozici potřebné financování (projekt, fond, nebo provozní prostředky).

2. Vyplnění elektronické žádosti:
   Žádost se vyplňuje v aplikaci HELIOS, v sekci "Cestovní příkaz – návrh".
   Uvádí se následující údaje:
   - Účel cesty (např. účast na konferenci, jednání, školení)
   - Místo konání
   - Termín odjezdu a návratu
   - Dopravní prostředek
   - Předpokládané výdaje (jízdné, ubytování, diety)
   - Nákladové středisko a číslo projektu (pokud se hradí z projektu)
   - Odpovědná osoba (vedoucí, řešitel projektu)
   V případě zahraniční cesty je nutné přiložit program akce nebo pozvánku.
   Doporučuje se také uvést, zda zaměstnanec žádá o zálohu na cestu a v jaké výši.

3. Schválení vedoucím:
   Po odeslání žádosti systém automaticky informuje vedoucího zaměstnance.
   Vedoucí žádost posoudí z hlediska účelnosti, rozpočtu a personálního zajištění oddělení.
   Schválenou žádost označí jako "Souhlasím", nebo ji vrátí s poznámkou "K doplnění".
   V případě zamítnutí je nutné uvést důvod (např. nedostatek prostředků, termínová kolize).

4. Kontrola na ekonomickém oddělení:
   Po schválení vedoucím se žádost přesune k ekonomickému oddělení.
   Zde je ověřena finanční stránka cesty, správnost účtování a platnost projektu.
   Pokud je vše v pořádku, ekonomická pracovnice doplní číselné kódy (středisko, zakázka, účet) a potvrdí schválení.
   Pokud nejsou prostředky dostupné, žádost je pozastavena a zaměstnanec je vyzván k úpravě.

5. Vystavení a doručení cestovního příkazu:
   Po schválení ekonomickým oddělením je v systému automaticky vygenerován dokument "Cestovní příkaz".
   Tento dokument obsahuje veškeré údaje o cestě, schvalovací záznamy a QR kód pro interní evidenci.
   Kopie cestovního příkazu je zaslána zaměstnanci e-mailem, originál se archivuje v digitálním úložišti.

6. Průběh cesty:
   Zaměstnanec je povinen dodržet schválený plán cesty.
   Pokud dojde ke změně (např. zpoždění, změna trasy nebo dopravního prostředku), musí být tato skutečnost uvedena v poznámce při vyúčtování.
   V případě neplánovaného prodloužení cesty (např. z důvodu zrušení spoje) se doporučuje uchovat potvrzení (e-mail, jízdenka, faktura apod.).

7. Vyúčtování po návratu:
   Do pěti pracovních dnů po skončení cesty zaměstnanec doplní do systému HELIOS skutečné výdaje a přiloží skeny všech dokladů.
   Originály dokladů je nutné odevzdat na ekonomické oddělení.
   V systému se uvádí:
   - Čas odjezdu a příjezdu
   - Skutečné náklady (jízdné, ubytování, stravné)
   - Vyúčtování zálohy (pokud byla poskytnuta)
   - Doplňující poznámky nebo vysvětlení k výdajům
   Systém automaticky vypočítá diety podle délky cesty a sazeb platných v daném roce.

8. Schválení vyúčtování:
   Vyúčtování zkontroluje vedoucí zaměstnance a poté ekonomické oddělení.
   Pokud jsou všechny údaje v pořádku, je vyúčtování uzavřeno a odesláno ke zpracování mzdové účtárně.
   Případný přeplatek je doplacen zaměstnanci při nejbližší výplatě, případný nedoplatek se automaticky srazí z následující mzdy.

9. Archivace dokumentů:
   Po uzavření cestovního příkazu je kompletní dokumentace (žádost, schválení, doklady, vyúčtování) automaticky archivována v elektronické podobě po dobu 5 let.
   V případě projektových cest se dokumenty archivují po dobu trvání projektu a 10 let po jeho ukončení, dle pravidel poskytovatele dotace.

Doplňující informace:
- Cestovní pojištění pro zahraniční cesty sjednává personální oddělení. Zaměstnanec musí nahlásit přesné termíny a místo cesty minimálně 5 pracovních dnů před odjezdem.
- Pokud je cestovní příkaz vystaven pro více osob, každá osoba musí mít vlastní vyúčtování.
- Služební cesty do zemí EU musí být v souladu s pravidly GDPR, pokud dochází ke zpracování osobních údajů na akci.
- V případě ztráty dokladů je nutné vyplnit čestné prohlášení a doložit alternativní potvrzení výdajů (např. potvrzení z hotelu).